Arrendar uma casa, um apartamento ou outro imóvel em Portugal exige mais do que encontrar um inquilino e assinar um contrato. O proprietário deve confirmar que o imóvel pode ser destinado ao fim pretendido, preparar a documentação relevante, celebrar o contrato com os elementos legalmente exigidos e cumprir determinadas obrigações perante a Autoridade Tributária e Aduaneira.

Este guia explica quais são os documentos necessários para arrendar um imóvel, quais são apenas recomendáveis e que procedimentos devem ser realizados antes e depois da assinatura do contrato. A distinção é importante: nem todos os documentos normalmente pedidos no mercado constituem uma obrigação legal.

A informação é apresentada para o arrendamento urbano, sobretudo habitacional, em Portugal, com base nas fontes oficiais indicadas no final. A situação concreta pode depender da idade e das características do edifício, do tipo de contrato, da qualidade do senhorio e do regime fiscal aplicável.

A documentação pode ser organizada em quatro grupos: documentos do proprietário, documentos do imóvel, contrato e documentos fiscais. Alguns são necessários para cumprir requisitos legais; outros servem para comprovar a titularidade, preparar o contrato ou reduzir o risco de conflitos.

Em termos práticos, o senhorio deve começar por reunir:

O contrato deve identificar o senhorio. Para esse efeito, são necessários os dados pessoais ou societários previstos para o contrato, incluindo o nome, o número de identificação civil e o NIF. O contrato deve também indicar o domicílio ou a sede do senhorio.

Se o imóvel pertencer a várias pessoas, todos os titulares relevantes devem ser devidamente identificados e o senhorio deve assegurar que quem assina tem poderes para celebrar o arrendamento. Quando o contrato é celebrado por uma sociedade, associação, herança ou representante, é prudente conservar também o documento que demonstra os poderes de representação.

Uma cópia do cartão de cidadão ou de outro documento de identificação pode ser utilizada na preparação do contrato, mas a lei não transforma necessariamente essa cópia num anexo obrigatório a entregar ao arrendatário. A recolha e conservação de cópias deve respeitar os princípios de minimização e finalidade aplicáveis à proteção de dados pessoais.

A prova da titularidade também pode ser relevante. O senhorio pode conservar a caderneta predial e uma certidão predial ou certidão do registo predial para confirmar a relação entre a pessoa que arrenda e o imóvel. Se existir usufruto, compropriedade, representação, administração de bens alheios ou outro direito temporário, essa situação deve ser analisada antes da assinatura.

O contrato deve identificar e localizar o imóvel arrendado. A descrição deve ser suficientemente precisa para não haver dúvidas sobre a fração, a morada, os anexos, os lugares de estacionamento, arrecadações ou partes do imóvel abrangidas pelo acordo.

É importante confirmar se a utilização habitacional está autorizada quando essa licença seja exigível. O arrendamento urbano só pode recair sobre locais cuja aptidão para o fim contratado seja atestada pelas entidades competentes, designadamente através de licença de utilização quando aplicável.

A caderneta predial e o registo predial ajudam a conferir áreas, artigo matricial, fração, titulares e eventuais encargos. Não substituem, porém, a licença de utilização nem o certificado energético. Cada documento tem uma finalidade diferente.

O Decreto-Lei n.º 160/2006 estabelece o conteúdo necessário do contrato de arrendamento urbano. Devem constar do contrato, entre outros elementos, a identificação das partes, o domicílio ou sede do senhorio, a identificação e localização do arrendado, o fim habitacional ou não habitacional, a existência e os dados da licença de utilização ou a referência à sua não exigibilidade, o valor da renda e a data da celebração.

O contrato de arrendamento urbano deve ser celebrado por escrito quando tiver duração superior a seis meses. Mesmo nos casos em que a duração não imponha a forma escrita, a celebração de um documento assinado é a opção mais segura, porque permite provar as condições acordadas.

O contrato deve indicar ainda, quando aplicável, o prazo, o regime de atualização da renda, os espaços privativos e comuns, os anexos arrendados, o regulamento de condomínio, o domicílio convencionado e outras cláusulas permitidas por lei.

Depois de o contrato começar, o senhorio deve cumprir as obrigações fiscais aplicáveis. Em particular, deve comunicar à Autoridade Tributária o contrato, as respetivas alterações e a cessação, nos termos do artigo 60.º do Código do Imposto do Selo.

A comunicação é efetuada até ao fim do mês seguinte ao do início do arrendamento. O mesmo prazo é aplicável, nos termos legais, às alterações e à cessação do contrato. O arrendatário pode comunicar os elementos se o locador ou sublocador não o fizer, nos termos previstos na lei e na regulamentação aplicável.

O senhorio deve igualmente emitir os recibos de renda quando esteja obrigado a fazê-lo. Os titulares de rendimentos da categoria F devem passar recibo de quitação, em modelo oficial, das importâncias recebidas dos inquilinos, incluindo, nos termos do Código do IRS, valores recebidos a título de caução, adiantamento ou reembolso de despesas.

Convém guardar o contrato assinado, os anexos, os comprovativos de comunicação, os recibos, os comprovativos de pagamento e as comunicações relevantes. O prazo de conservação pode variar consoante a obrigação fiscal ou a finalidade do documento; por isso, o senhorio deve adotar um arquivo organizado e confirmar a situação fiscal concreta com a Autoridade Tributária ou um contabilista certificado.

A caderneta predial urbana é um documento emitido pela Autoridade Tributária que identifica o imóvel, a sua localização, as características relevantes, os proprietários e o valor patrimonial tributário, entre outros elementos. A Autoridade Tributária indica que a caderneta é válida por 12 meses e pode ser obtida no Portal das Finanças, na área “Imóveis > Consultar Património predial”.

A caderneta é útil para confirmar o artigo matricial, a fração, a composição e os dados fiscais que podem ser utilizados na preparação do contrato. Também pode ajudar a verificar se a descrição fiscal corresponde à realidade do imóvel.

Não é, por si só, a prova completa da titularidade registral, nem substitui a licença de utilização ou o certificado energético. Também não deve ser tratada como documento que o proprietário tenha sempre de entregar ao potencial inquilino. A sua apresentação pode ser adequada quando necessária para esclarecer a identificação do imóvel ou dar confiança ao processo, mas é diferente de uma obrigação legal geral de entrega.

A certidão do registo predial permite consultar os registos relativos ao prédio e verificar a situação jurídica registral, incluindo a titularidade e eventuais encargos que constem do registo. A certidão permanente pode ser pedida online, e a certidão em papel pode ser solicitada num serviço de registo predial.

Para o senhorio, este documento é sobretudo uma ferramenta de verificação. Pode ser relevante quando há vários proprietários, usufruto, hipoteca, penhora, procuração, herança ou dúvidas sobre a legitimidade de quem pretende celebrar o arrendamento.

A lei do arrendamento não exige que uma certidão predial atualizada seja anexada a todos os contratos habitacionais. Ainda assim, conservar uma certidão ou outro comprovativo da situação registral é recomendável, especialmente quando a pessoa que assina não é o proprietário pleno ou quando atua em representação de terceiros.

A licença de utilização atesta a aptidão do edifício ou da fração para o fim a que se destina, quando exigível. No contrato devem ser indicados a existência da licença, o respetivo número, a data e a entidade emitente, ou a referência a que não é exigível.

Para edifícios construídos antes da entrada em vigor do Regulamento Geral das Edificações Urbanas, aprovado em 1951, o regime prevê uma solução própria: deve ser anexado ao contrato documento autêntico que demonstre a data de construção. Existem ainda regras específicas para situações de urgência e para mudanças de finalidade, pelo que não é seguro aplicar uma regra única a todos os imóveis.

O imóvel deve ser arrendado para um fim compatível com a sua licença ou com a situação legal que lhe seja aplicável. Se o imóvel não estiver devidamente habilitado para o fim contratado, podem existir consequências para o senhorio e para o arrendatário. Quando houver dúvidas sobre a licença, a confirmação deve ser feita junto da câmara municipal competente antes de anunciar ou celebrar o contrato.

A licença de utilização não é necessariamente o mesmo documento que a caderneta predial. A primeira relaciona-se com a aptidão e a utilização do imóvel; a segunda contém informação fiscal e matricial.

O certificado energético avalia o desempenho energético do edifício ou da fração e atribui uma classe energética. O Sistema de Certificação Energética indica que, nos anúncios de venda ou arrendamento, deve ser indicada a classe energética constante de um certificado válido, salvo quando o imóvel esteja abrangido por uma exceção legal, caso em que a exceção deve ser indicada.

Assim, antes de publicitar o imóvel, o proprietário deve verificar se dispõe de um certificado energético válido. A obrigação de certificação não é absoluta: existem exclusões previstas no regime aplicável, que devem ser confirmadas com base nas características e na documentação do imóvel.

O certificado deve ser disponibilizado nos atos de arrendamento quando a lei o exigir. O proprietário não deve presumir que uma caderneta predial ou uma declaração informal substitui o certificado. Se entender que o imóvel está excluído, deve conservar a documentação que sustenta essa conclusão.

O contrato deve apresentar, de forma clara, as condições essenciais do arrendamento. A lei define conteúdo necessário e conteúdo eventual, não uma minuta única obrigatória para todos os contratos.

Entre os elementos legalmente previstos estão a identificação das partes, o domicílio ou sede do senhorio, a identificação e localização do imóvel, o fim habitacional ou não habitacional, a licença de utilização ou a referência à sua não exigibilidade, o valor da renda e a data da celebração.

É recomendável indicar também a data de início, a duração, o regime de renovação, a data de vencimento da renda, o meio de pagamento, o regime de atualização, a repartição de encargos e despesas, as regras de utilização e as condições de denúncia ou cessação, sempre dentro dos limites legais.

Se o arrendamento for para habitação não permanente, o contrato deve indicar o motivo da transitoriedade. Se for arrendado um lugar de garagem, arrecadação, terraço ou outro anexo, esse espaço deve ser identificado.

A identificação deve ser suficiente para individualizar as partes e permitir as comunicações contratuais e fiscais. Deve incluir os nomes, números de identificação civil e NIF; quando aplicável, o contrato deve também mencionar naturalidade, data de nascimento e estado civil.

Quanto ao imóvel, a descrição deve incluir a morada completa e, quando útil, a fração, andar, lado, artigo matricial, áreas e anexos. O número de inscrição na matriz predial é um elemento eventual previsto para os casos aplicáveis.

O contrato deve indicar a finalidade do arrendamento. O proprietário não deve descrever como habitação um espaço que não esteja apto para esse fim. Uma descrição precisa reduz o risco de divergências sobre a utilização permitida.

Deve ser anexado ao contrato e assinado pelas partes um documento que descreva o estado de conservação do local, das suas dependências e do prédio, nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 160/2006. Este documento é diferente de um inventário detalhado de mobiliário, embora possam ser reunidos no mesmo anexo.

Um relatório de entrada deve indicar paredes, pavimentos, portas, janelas, instalações sanitárias, cozinha, equipamentos, contadores e eventuais danos já existentes. Fotografias datadas e identificadas por divisão são uma boa prática, sobretudo quando o imóvel é mobilado.

O inventário deve listar os bens entregues com o imóvel, o estado aparente de cada um e, quando relevante, referências ou números de série. A assinatura do inquilino não elimina todos os litígios possíveis, mas cria um registo objetivo do estado inicial.

Podem acompanhar o contrato, conforme a situação:

Os regulamentos e outras cláusulas anexos a que o contrato faça referência devem ser devidamente identificados e assinados quando a lei assim o determine. Não se deve incluir uma cláusula genérica que remeta para documentos que o inquilino nunca recebeu.

O locador ou sublocador deve comunicar à Autoridade Tributária os contratos de arrendamento, subarrendamento e respetivas promessas, bem como as alterações e a cessação.

A comunicação deve ser feita até ao fim do mês seguinte ao do início do arrendamento, da alteração ou da cessação. A comunicação é apresentada através da declaração e do procedimento oficial disponibilizados pela Autoridade Tributária. O senhorio deve guardar o comprovativo da submissão.

A obrigação não termina com a comunicação inicial. Uma alteração relevante do contrato ou a sua cessação deve ser tratada de acordo com as regras aplicáveis. Se houver dúvidas sobre a forma de comunicar um contrato antigo, uma alteração complexa ou uma situação de subarrendamento, é aconselhável obter confirmação diretamente no Portal das Finanças ou junto de um profissional.

O arrendamento e o subarrendamento estão sujeitos a Imposto do Selo nos termos da Tabela Geral. O Diário da República identifica o locador, no arrendamento, e o sublocador, no subarrendamento, como sujeitos passivos; a taxa indicada para estes contratos é de 10%, aplicada à renda ou ao aumento convencional correspondente a um mês.

O imposto não deve ser confundido com o IRS sobre os rendimentos prediais. São obrigações fiscais diferentes. O senhorio deve confirmar no Portal das Finanças o procedimento de liquidação e pagamento aplicável ao contrato concreto e conservar o respetivo comprovativo.

Alterações contratuais que envolvam aumento de renda podem ter efeitos em Imposto do Selo, conforme a regra indicada na fonte oficial. Por isso, alterações ao valor da renda não devem ser tratadas apenas como uma troca informal de mensagens.

Os titulares de rendimentos da categoria F estão obrigados a passar recibo de quitação, em modelo oficial, das importâncias recebidas dos inquilinos relativamente às rendas abrangidas pela lei. O artigo 115.º do Código do IRS inclui nessa obrigação importâncias recebidas a título de caução, adiantamento ou reembolso de despesas.

A existência de uma caução não significa que o valor possa ser omitido da documentação fiscal. A qualificação fiscal do pagamento e o momento da sua tributação podem depender da situação concreta, sobretudo se a caução vier a ser utilizada para compensar danos ou rendas em dívida.

O senhorio deve verificar se está abrangido pela emissão de recibo de renda eletrónico e se existe alguma dispensa aplicável. Quando não haja emissão eletrónica, devem ser cumpridas as formalidades e a declaração anual previstas para a situação respetiva. Não é prudente assumir que a dispensa se aplica sem verificar os requisitos atuais.

As rendas recebidas por uma pessoa singular são, em regra, tratadas no âmbito dos rendimentos prediais da categoria F, sem prejuízo de situações em que a atividade possa ter outro enquadramento fiscal. O proprietário deve declarar os rendimentos e as despesas dedutíveis segundo as regras fiscais vigentes no ano a que respeitam.

As despesas, retenções na fonte, opções de tributação, arrendamento por sociedade e situações de não residente podem alterar o tratamento fiscal. O artigo não apresenta uma taxa de IRS única porque a tributação depende do contrato, do titular, do prazo, da natureza dos rendimentos e das opções legalmente disponíveis.

O proprietário deve conservar contratos, recibos, comprovativos de despesas e documentos relativos ao imóvel. Deve também acompanhar as instruções anuais da Autoridade Tributária, porque os modelos, prazos e regras declarativas podem ser alterados.

Antes de publicar o anúncio, o proprietário deve confirmar:

A documentação deve ser atualizada sempre que existam obras, alteração de uso, divisão da fração, mudança de titularidade ou alteração relevante na descrição do imóvel.

A preparação física não substitui a documentação, mas evita problemas posteriores. O proprietário deve assegurar que as instalações e equipamentos entregues funcionam, que os riscos aparentes são corrigidos e que as chaves, comandos e manuais ficam identificados.

Se o imóvel estiver mobilado, cada bem deve ser distinguido no inventário. Se houver despesas de condomínio, água, eletricidade, gás ou internet a cargo de uma das partes, o contrato deve explicar o regime acordado. As regras legais sobre encargos e despesas devem ser respeitadas; uma cláusula não pode afastar normas imperativas.

O registo deve ser feito antes da entrega das chaves. Deve descrever o estado das divisões, equipamentos e elementos visíveis, sem prometer condições que não foram verificadas.

A vistoria pode incluir leituras dos contadores e fotografias. O documento deve ser assinado por ambas as partes e cada uma deve receber uma cópia. Se houver uma reparação pendente, deve ser identificada a intervenção prevista, sem transformar uma promessa informal numa obrigação mal definida.

O inventário não é um documento universalmente obrigatório em todos os arrendamentos, mas é fortemente recomendável quando o imóvel está mobilado ou equipado. O seu objetivo é permitir comparar o estado inicial e o estado no fim do contrato.

As fotografias devem ser pertinentes e limitar-se ao imóvel e aos bens arrendados. Não devem captar desnecessariamente documentos pessoais, objetos de terceiros ou informação privada. O proprietário deve guardar os ficheiros de forma segura e explicar, quando necessário, a finalidade do registo.

O proprietário pode pedir informação razoável para avaliar a identidade, a capacidade de cumprimento e as garantias oferecidas pelo candidato. O pedido deve ter relação com a celebração e execução do contrato e respeitar a proteção de dados pessoais.

Podem ser solicitados, conforme a situação:

Não existe uma lista legal geral que obrigue todos os candidatos a apresentar os mesmos documentos nem uma autorização para recolher qualquer dado sem limite. O senhorio deve pedir apenas o necessário, informar a finalidade e evitar conservar documentos por mais tempo do que o necessário.

Não é correto apresentar como obrigação legal do candidato a entrega de contrato de trabalho, declaração de IRS, extratos bancários ou certificado de não dívida, salvo quando a pessoa voluntariamente os apresente ou quando exista uma justificação específica e juridicamente adequada. Na prática, alguns senhorios solicitam estes elementos para avaliação de risco, mas isso é uma prática de seleção, não uma lista legal universal.

O candidato pode apresentar recibos de vencimento, declaração da entidade empregadora, declaração de rendimentos, recibos verdes ou outros comprovativos compatíveis com a sua situação. Trabalhadores independentes, pensionistas, estudantes e pessoas com rendimentos no estrangeiro podem ter documentação diferente.

O proprietário deve evitar decisões baseadas em critérios discriminatórios. A análise deve incidir na capacidade de cumprir o contrato e nas garantias objetivamente apresentadas, e não em características pessoais protegidas pela lei.

É boa prática pedir versões com os dados não necessários ocultados, quando isso não impedir a análise. Por exemplo, um documento pode permitir confirmar rendimentos sem expor informação clínica ou movimentos bancários irrelevantes.

O fiador não é obrigatório em todos os contratos. É uma garantia que depende de acordo entre as partes e deve ser claramente prevista no contrato. O senhorio deve identificar o fiador, obter a sua assinatura e explicar o alcance da obrigação assumida.

Podem existir outras garantias, como caução ou seguro, desde que sejam legalmente admissíveis e estejam devidamente documentadas. A garantia não deve ser redigida de modo a criar obrigações indefinidas ou incompatíveis com as regras imperativas do arrendamento.

A caução destina-se a garantir o cumprimento das obrigações contratuais, por exemplo, danos imputáveis ao arrendatário ou valores vencidos, quando a sua utilização seja legítima. Deve ser prevista por escrito, com indicação do valor, finalidade, condições de utilização e forma de restituição.

A caução não é a mesma coisa que renda antecipada. A lei permite a antecipação do pagamento da renda, havendo acordo escrito, por período não superior a três meses. A mesma disposição permite que as partes caucionem, pelas formas legalmente previstas, o cumprimento das respetivas obrigações.

O proprietário não deve exigir valores sem distinguir a sua natureza. O contrato e os recibos devem permitir saber se um pagamento corresponde a renda, caução, adiantamento ou outra verba. A restituição da caução deve ser tratada no final do contrato depois de verificadas as obrigações pendentes, sem prejuízo das regras aplicáveis ao caso concreto.

Um documento em falta ou uma obrigação não cumprida pode transformar um arrendamento simples num problema desnecessário.

Se está a preparar um imóvel para arrendamento e quer perceber quais os documentos necessários, como colocar o imóvel no mercado e como conduzir o processo com segurança, fale com um especialista.

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